Whistleblowing

La presente procedura è adottata da Vemer Spa in ottemperanza a quanto stabilito dal Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (nel testo: Decreto o D. Lgs. 24/2023) in vigore dal 30 marzo 2023 che recepisce la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea (c.d. direttiva whistleblowing).

Mediante la presente procedura, Vemer Spa mira a diffondere in maniera sempre più efficace la cultura della legalità, della trasparenza e della responsabilità sociale d’impresa, mettendo a disposizione e regolamentando l’uso di canali attraverso i quali soggetti interni ed esterni, ad essa legati da rapporti di lavoro o d’affari, possono segnalare violazioni ed illeciti di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo. L’obiettivo finale è quello di consentire l’emersione di comportamenti scorretti così come di lacune e difetti organizzativi, e di mettere in atto azioni migliorative o correttive.

CHI SONO I SOGGETTI SEGNALANTI
Sono individuati quali potenziali segnalanti: tutti i dipendenti, a prescindere dall’inquadramento contrattuale e dalla funzione ricoperta; i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto; i lavoratori autonomi e i collaboratori, che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore dell’Ente; i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività nel contesto lavorativo dell’Ente; i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività nei confronti dell’Ente.

Per i dipendenti, la segnalazione può essere effettuata anche:

• quando il rapporto di lavoro non sia ancora iniziato;
• durante il periodo di prova;
• allo scioglimento del rapporto.

COSA E’ POSSIBILE SEGNALARE
Costituiscono Segnalazioni Rilevanti le segnalazioni aventi ad oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Azienda di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo e che consistono in:

• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato nonché in materia di imposte sulle società.
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea sopra indicati.

Sono altresì escluse le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni.

COSA DEVE CONTENERE LA SEGNALAZIONE
La segnalazione deve contenere elementi utili a consentire ai soggetti preposti alla loro disamina e valutazione di effettuare gli accertamenti e le verifiche opportune in merito alla fondatezza dei fatti e delle circostanze oggetto di segnalazione. Il segnalante deve quindi circostanziare, per quanto possibile, i fatti riportati, indicandone il tempo ed il luogo di commissione, l’autore o, qualora più di uno, gli autori, nonché gli eventuali documenti comprovanti i fatti medesimi. È utile anche che il segnalante fornisca documenti che possano dare elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Il modulo di raccolta della segnalazione attraverso la piattaforma informatica fornisce al Segnalante un percorso guidato, strutturato attraverso una serie di domande e di richieste di elementi a supporto, che agevola l’invio di una segnalazione correttamente circostanziata.

Il segnalante è tenuto ad indicare nella segnalazione l’eventuale presenza di un interesse privato collegato alla stessa, specificandone, in caso affermativo, la natura e le circostanze, e impegnandosi a riferire quanto a sua conoscenza secondo verità e buona fede.
L’indicazione dei dati identificativi del segnalante è funzionale alla sua protezione da possibili atti di ritorsione. Possono, tuttavia, essere effettuate anche in forma anonima purché adeguatamente circostanziate e dotate delle caratteristiche di completezza, dettaglio e fondatezza previste nel presente paragrafo; in mancanza di tali requisiti, le segnalazioni saranno archiviate. Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, sono equiparate a segnalazioni ordinarie e in tal caso considerate nell’ambito della presente procedura anche in riferimento alle tutele del segnalante, qualora successivamente identificato, ed agli obblighi di conservazione.

COME E’ POSSIBILE SEGNALARE- CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNO
Per consentire la trasmissione di Segnalazioni Rilevanti, l’Azienda attiva il seguente canale informatico di segnalazione:

• Piattaforma GlobaLeaks (https://whistleblowing-vemer.digimog.it/#/).

Nel caso in cui il segnalante chieda un incontro diretto, esso viene fissato dal gestore del canale entro un termine ragionevole e con modalità tali da mantenere la riservatezza.
Vemer S.p.a., nel pieno rispetto del Decreto Whistleblowing, garantisce che i canali di cui sopra assicurano la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
La segnalazione, potrà coinvolgere soggetti interni o esterni vincolati agli obblighi di riservatezza previsti dalla norma. L’incarico alla gestione del canale di segnalazione è stato affidato al Rag. Dino Simonetto (Direttore Amministrativo e Condirettore HR)

COME E’ GESTITA LA SEGNALAZIONE
Entro sette (7) giorni dalla data di segnalazione viene rilasciata al segnalante un numero univoco di segnalazione e nel contempo il gestore della segnalazione può interagire con lo stesso segnalante chiedendo integrazioni a supporto e nel rispetto dei termini previsti (3 mesi) rende noto al segnalante  lo stato dell’indagine interno e del suo esito, qualora conclusa, fornendo le motivazioni dell’eventuale archiviazione.

COME E’ POSSIBILE SEGNALARE- CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO (ANAC)
Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna utilizzando i canali appositamente predisposti dall’ANAC se, al momento della segnalazione, ricorre una delle seguenti condizioni: il canale aziendale di segnalazione interna non è attivo o, anche se attivato, non è conforme ai sensi del D.lgs. n. 24/2023; la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Vedasi https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing
I dati saranno trattati in conformità a quanto previsto dal GDPR n. 679/2016 e dal D.Lgs. n. 24/2023.